ACREDITA
La hoja de cálculo
Tres versiones del listado circulando por correo, la última confirmación que llegó por teléfono y no se apuntó, y la duda de si esa persona ya había dicho que no venía.
Sistema de acreditación para eventos
Del formulario a la puerta del evento.
ACREDITA es un sistema propio de acreditación con código QR, operado por el equipo de secretaría técnica de Comunicación & Diseño. Sus invitados se inscriben, reciben su acreditación y entran. Usted sabe en todo momento quién viene, dónde se sienta y cuántos se quedan a comer.
El problema
Todo el mundo sabe organizar un evento. El problema llega media hora antes de que empiece.
La cola en la puerta
Dos personas buscando apellidos en un listado impreso mientras el salón se llena y la autoridad espera fuera porque nadie sabe si tiene sitio reservado.
El catering a ojo
Se contrataron ciento veinte comidas y se sentaron noventa. O al revés, que es peor.
Cómo funciona
Cuatro pasos. El invitado solo ve el primero y el último.
Se inscribe
Un formulario público, adaptado a su evento: las preguntas que usted necesita, en el orden que usted necesita, con consentimiento de datos y sin campos inútiles.
Usted aprueba
Cada inscripción se revisa en el panel antes de confirmarse. Puede corregir datos, asignar zona o butaca, dar de baja o rechazar. Nada sale automáticamente sin que alguien lo haya visto.
Recibe su acreditación
Un correo con su código QR, válido para él y para sus acompañantes, que puede llevar en el móvil o imprimir.
Entra
El personal lee el QR desde su propio teléfono en cada punto de control. En un segundo aparece el nombre, la entidad, la localidad asignada y si tiene derecho a esa comida o a ese autobús.
En la puerta
Sin aparatos, sin colas y sin listados impresos.
El lector funciona en el navegador del móvil del propio personal: se abre la dirección del evento, se introduce un PIN, se elige el punto de control y se enfoca el código. No hay aplicación que instalar ni terminales que alquilar.
Cada punto de control es independiente: acceso general, sala plenaria, comidas, autobuses o zona de autoridades. El sistema registra quién pasó, por dónde y a qué hora.
Qué incluye
Un sistema completo, no una lista de inscritos.
- Formulario a medidaSe construye para cada evento: tarifas, entidades, actividades, días de asistencia, acompañantes. No se rellenan campos que no sirven.
- Panel de gestiónAprobar, rechazar, editar, dar de baja y reactivar, con el registro de qué se hizo y cuándo.
- Credenciales imprimiblesUn PDF con todas las acreditaciones confirmadas, en formato de tarjeta, ordenadas alfabéticamente y listas para el portacredenciales.
- Lector en el móvil del staffSin aplicación que instalar ni aparatos que alquilar. El teléfono del personal, un PIN y la cámara.
- Control de aforoPor actividad y por visita. Cuando una se llena, deja de ofrecerse en el formulario.
- Previsión de serviciosCuántos desayunan, cuántos almuerzan, cuántos suben al autobús, con el dato actualizado a la hora que lo necesite el proveedor.
- Localidades y protocoloAsignación de zona y butaca, puntos de control diferenciados para autoridades y exportación del sitting.
- Sus datos, en EuropaAlojamiento propio, cumplimiento del RGPD y consentimientos recogidos y conservados como marca la norma.
Dónde está funcionando
Dos escenarios distintos, el mismo sistema.
Trescientos asistentes, dos sedes, seis servicios de restauración, dos visitas con aforo limitado y transporte en autobús. Las tarifas se aplicaron según la entidad de procedencia y la previsión de comidas se cerró con el dato exacto.
Invitados con acompañantes, autoridades con acceso diferenciado, butaca asignada por zona y verificación de identidad en puerta, con el documento impreso en la credencial y visible en la pantalla del lector.
Por qué ACREDITA
Y no una plataforma que se contrata y se gestiona sola.
Porque detrás hay una agencia
Una plataforma le da un acceso y un manual. Nosotros montamos el formulario, revisamos las inscripciones, contestamos a quien escribe con una duda y estamos en la puerta el día del evento.
Porque se adapta en días
El sistema es nuestro. Si su evento necesita una pregunta más, un aforo distinto o un punto de control adicional, se hace. No se pide a un proveedor que lo valore para la próxima versión.
Porque es un servicio
No una licencia. Se contrata para su evento, con el alcance que su evento tenga, dentro de la secretaría técnica o por separado.
Quién está detrás
ACREDITA es un desarrollo propio de Comunicación & Diseño.
Somos una agencia de comunicación especializada en eventos corporativos e institucionales, con sede en Sevilla y quince años de producción a nuestras espaldas. Congresos, convenciones, actos oficiales con protocolo, entregas de premios y ferias.
ACREDITA nació porque ninguna herramienta del mercado resolvía lo que nuestros propios eventos necesitaban. Lo construimos, lo usamos en nuestros encargos y ahora lo ponemos a disposición de quien organiza los suyos.
Contacto
Cuéntenos su evento.
Cuántos asistentes espera, qué días y si hay comidas, transporte o localidades asignadas. Le decimos en veinticuatro horas cómo lo resolveríamos.